AI-számlafeldolgozás
E-mailből, feltöltött PDF-ből vagy képből a Demona AI-val kinyeri a számla adatait, kiszűri a bizonytalan eseteket, és használható számlavázlatot készít – kézi újrarögzítés nélkül.
A rutin automatikusan végigmegy a folyamaton. Emberi figyelem ott kell, ahol a dokumentum vagy az adatok valóban bizonytalanok.
A számla érkezhet e-mail-mellékletként, feltöltött PDF-ként vagy képként. Több dokumentum is feldolgozható egymás után anélkül, hogy minden adatot kézzel kellene rögzíteni.
A rendszer felismeri a számla strukturált adatait, például a partnert, számlaszámot, pénznemet és tételeket, valamint a dokumentumon szereplő címadatokat.
A Demona vizsgálja többek között a duplikációgyanút és azt is, hogy a dokumentum egyáltalán számla-e. A bizonytalan eseteket nem rejti el.
Ha minden rendben, létrejöhet a számlavázlat. Ha valami nem egyértelmű, a dokumentum kézi felülvizsgálatra marad.
Minden melléklet mellett ott az eredmény, és az is, mi akadt el. Kattints a pontokra.
A levélre közvetlenül a Demonából válaszolhatsz – akár az AI által javasolt szöveggel, amit elküldés előtt átírhatsz. Így a beszállító rögtön tudja, mi lett a számlájával.
A kapcsolat a másik irányba is megvan: a számláról egy kattintással visszajutsz ahhoz az e-mailhez, amelyből készült.
A cél nem pusztán a szöveg kiolvasása, hanem hogy a dokumentumból használható, ellenőrizhető Demona-rekord legyen.
A feldolgozás a számlából strukturált adatokat készít, így nem kell a PDF mezőit kézzel átmásolni.
A számla tételei is bekerülhetnek a vázlatba, nem csak a fejlécadatok.
A PDF-ből kiolvasott vevő- és eladói címeket a Demona összevetheti a tárolt telephelyekkel, és egyezés esetén a megfelelő címet kapcsolja a számlához.
A rendszer figyeli többek között a számlaszámot és a hasonló összegeket. Meglévő számla esetén nem kell még egy példányt létrehozni.
Ha az AI szerint egy melléklet nem számla, kihagyható anélkül, hogy egy logó vagy más dokumentum megakasztaná az egész levelet.
A bizonytalan vagy hibára futó dokumentum nem tűnik el a háttérben: ellenőrzésre vár, hogy ember dönthessen róla.
| Mód | Mi történik? | Mikor hasznos? |
|---|---|---|
| Kikapcsolva | Az új mellékletek nem indulnak el automatikus AI-feldolgozásra. | Ha minden dokumentumot kézzel szeretnél indítani. |
| Sima | A létrejövő számlavázlat a levélhez tartozó csapatba kerül. | Ha egy postaláda egyetlen cég számláit kezeli. |
| Cégcsoport | Ha az AI adószám alapján biztosan felismer egy jogosult testvércéget, a számla annak csapatába kerülhet; bizonytalanságnál kézi ellenőrzés marad. | Ha egy közös postaláda több, egy cégcsoportba tartozó vállalkozás számláit fogadja. |
E-mail-mellékletek automatikus feldolgozásának módjai
Az automatikus feldolgozás a postafiók beállításainál kapcsolható be. Ott dől el az is, hogy az elkészült számlavázlat ehhez a csapathoz kerüljön, vagy cégcsoport esetén adószám alapján a megfelelő testvércéghez.
A számlavázlat nem önálló végpont: innen kapcsolódik tovább a Demona számlakezelési és kontrollfolyamataiba.
Az AI által készített számlavázlat ugyanúgy néz ki, mint bármely más bejövő számla: mellette a számla PDF-je. Innen egy kattintással befogadható, majd számlajóváhagyásra és utalásjóváhagyásra mehet.
A folyamat célja a kézi adatbevitel csökkentése úgy, hogy a bizonytalan esetek továbbra is láthatók és ellenőrizhetők maradjanak.
Számlafeldolgozás kézi újrarögzítés nélkül
Nézd meg, hogyan kapcsolódik az AI-feldolgozás a Demona teljes számlakezelési folyamatához.
