Számlajóváhagyás
A Demonában szabályok alapján döntheted el, mely számlák igényelnek jóváhagyást, ki következik a folyamatban, és milyen feltételekkel léphet tovább a tétel.
Nem kell minden számlát ugyanazon az útvonalon végigvinni. A Demona a számla adatai alapján választja ki az alkalmazható jóváhagyási szabályokat.
Állíts be összeghatárt, és kösd a szabályt a megfelelő pénznemhez. Így a nagyobb értékű tételekhez szigorúbb folyamat tartozhat.
Külön szabály kezelheti a költség- és bevételi számlákat, illetve az eltérő számlatípusokat.
A szabályzat szűrhet a számla forrására és fizetési módjára is, például banki átutalásra vagy manuálisan rögzített tételre.
Ha több szabály is illeszkedik, használható automatikus prioritási sorrend, vagy a beküldő választhat az alkalmazható szabályzatok közül.
Beállítható olyan értékhatár, amely alatt nincs szükség manuális döntésre. Ez a négy szem elvével ugyanazon szabályzaton nem kombinálható.
Megtiltható, hogy a jóváhagyási kérést elindító felhasználó saját maga döntsön róla.
Egy szabályzat több egymást követő jóváhagyási lépésből állhat. A felelős lehet konkrét felhasználó, rendszerszerep vagy csapatszintű felelősségi szerepkör, például Könyvelés vagy CFO.
Egy-egy lépéshez kötelező számlamezők és kötelező döntési megjegyzés is rendelhető. Így például a Könyvelés csak akkor engedheti tovább a számlát, ha a szükséges kontírozási vagy költséghely-adatok már ki vannak töltve.
A folyamat nem egyetlen igen vagy nem döntés: a szabályzat határozza meg, milyen ellenőrzéseken kell végigmennie.
A felhasználó elindítja a számlajóváhagyást. A rendszer megkeresi az aktív, a számla adataira illeszkedő szabályzatokat.
Prioritásos módban a legmagasabb prioritású illeszkedő szabályzat az alapértelmezett. Választható módban a beküldő az illeszkedő szabályzatok közül is választhat.
A soron lévő jóváhagyó csak akkor tud továbblépni, ha jogosult a döntésre, és az adott lépéshez előírt kötelező adatok rendelkezésre állnak.
Pozitív döntésnél a folyamat a következő lépésre halad vagy lezárul. Visszaküldésnél egy korábbi lépéshez vagy a kérelmezőhöz kerülhet vissza; az elutasítás lezárja az adott jóváhagyási kérést.
A Jóváhagyások fókusz mód egyszerre egy döntésre váró tételt mutat. A számlakép és a számla legfontosabb adatai egymás mellett jelennek meg, így a jóváhagyó nem egy hosszú listában próbálja összerakni a kontextust.
A döntés jóváhagyás, elutasítás vagy visszaküldés lehet. A rendszer a döntési állapotot, a döntéshozót és az időpontot is megőrzi.
A jóváhagyási szabályzat nemcsak azt mondja meg, ki dönt. Azt is, hogyan marad mozgásban a folyamat.
Beállítható, hány óránként kapjon emlékeztetőt a soron lévő döntéshozó, és legfeljebb hány alkalommal.
Határidő rendelhető a jóváhagyáshoz, és megadható az a felhasználó, akihez a kérés lejárat után eszkalálódjon.
Egy felhasználó meghatározott időszakra helyettest jelölhet ki: amíg a delegáció aktív, a hozzá érkező jóváhagyásokról a helyettes is dönthet.
A számla rendben van. És a kifizetés?
Nézd meg, hogyan működik a Demona második pénzügyi kontrollpontja, az utalásjóváhagyás.
