Számlajóváhagyás és utalásjóváhagyás: miért kell kettő?
A legtöbb cégnél a számla elfogadása és a kifizetése ugyanabban a mozdulatban történik: valaki ránéz, rendben van, mehet az utalás. Csakhogy a két kérdésre más tud felelni. Azt, hogy a munka valóban elkészült, a projektvezető vagy a szakterület tudja. Azt, hogy a cégnek most van-e pénze és jó-e a kedvezményezett, a pénzügy vagy a cégvezető.
A Demonában ezért két külön jóváhagyási kapu van. A számlajóváhagyás szabályai azt határozzák meg, ki mondhatja ki, hogy a számla rendben van – összeghatár, számlatípus, forrás vagy fizetési mód szerint, egy vagy több lépcsőben. Az utalásjóváhagyás ettől függetlenül szabályozza, ki engedélyezheti a kifizetést, és elindulhat automatikusan is, amint a számla jóvá lett hagyva.
A két kapuval a négy szem elve a gyakorlatban is működik: ha a szabályzatban bekapcsolod, aki beküldi a számlát, nem hagyhatja jóvá saját magának, a kifizetési engedély pedig arra a kedvezményezettre és bankszámlára szól, amelyet jóváhagytak.
Több cég esetén a cégcsoport nézetben a testvércégek döntésre váró kérései is egy listában látszanak, és cégváltás nélkül dönthetsz róluk – mindegyik a saját cége szabályzata szerint halad.