Bejövő számlák lekérdezése a NAV Online Számlából

Három út a bejövő számlákhoz

A NAV Online Számla rendszerben azoknak a számláknak az adatait is látod, amelyeket belföldi szállítók a cégednek állítottak ki és bejelentettek a NAV-nak. Vevőként háromféleképpen férhetsz hozzájuk:

1. Kézzel a webes felületen, ha csak néhány számlát kell megnézni.
2. Listaexporttal Excelbe, ha egy időszak összes számláját szeretnéd egy fájlban, fejadatokkal és tételsorokkal.
3. Automatikusan, technikai felhasználóval, ha egy szoftver rendszeresen tölti le őket helyetted.

1. Lekérdezés a webes felületen

1. Nyisd meg az onlineszamla.nav.gov.hu oldalt, és lépj be a Központi Azonosítási Ügynökön (KAÜ) keresztül, Ügyfélkapu+ vagy DÁP azonosítással.
2. Válaszd ki a céget, amelynek a számláit látni szeretnéd. Ehhez a cég elsődleges felhasználójának kell lenned, vagy olyan másodlagos felhasználónak, akinek van lekérdezési jogosultsága.
3. Nyisd meg a bejövő számlák listáját.
4. Állítsd be a szűrést, elsősorban az időszakot, majd indítsd el a keresést.
5. Egy számlára kattintva megnézheted a részleteit, a teljes listát pedig a TELJES LISTA EXPORT gombbal Excelbe mentheted.

A felület menüpontjai és gombjai a NAV fejlesztéseivel időnként változnak. Ha valamit nem találsz, a NAV Online Számla oldalán elérhető felhasználói kézikönyv a mérvadó.

2. Excel-export a bejövő számlákról

A bejövő számlák listájánál, a szűrés mellett található TELJES LISTA EXPORT gomb a leszűrt számlákat Excel-fájlba menti. A fájl tartalmazza a számlák fejadatait (számlaszám, kiállítás és teljesítés dátuma, pénznem, árfolyam, eladó és vevő adatai, nettó, áfa és bruttó összeg) és a tételsorokat is (megnevezés, mennyiség, egységár, áfakulcs, összegek).

Ez jó kiindulópont a havi egyeztetéshez vagy a könyvelőnek átadott listához. Importálás előtt érdemes átnézni: a módosító és sztornó számlák külön sorként szerepelnek, a devizás számláknál pedig az árfolyamot is ellenőrizni kell.

3. Automatikus letöltés technikai felhasználóval

Ha egy program tölti le a számlákat, technikai felhasználóra van szükség. 2024. április 25. óta az új technikai felhasználókat a NAV Felhasználókezelő alkalmazásában kell létrehozni, nem az Online Számla felületén. Így:

1. Lépj be a NAV Felhasználókezelőbe (uam.nav.gov.hu) a KAÜ-n keresztül, a cég nevében eljárni jogosultként.
2. A Felhasználók menüpontban hozz létre új technikai felhasználót a céghez.
3. Állítsd be a jogosultságokat. A bejövő számlák letöltéséhez lekérdezési jogosultság kell; ha a program számlát is küld be, számlakezelési jogosultság is.
4. Generáld le a kulcsokat (XML aláírókulcs és XML cserekulcs).
5. A programba a technikai felhasználó felhasználónevét, jelszavát és kulcsait, valamint a cég adószámát kell beírni, a program leírása szerint.

A gombok pontos neve és a lépések sorrendje a NAV fejlesztéseivel változhat; elakadás esetén a Felhasználókezelő súgója a mérvadó. A technikai felhasználó jelszavát és kulcsait úgy kezeld, mint egy banki jelszót: aki ismeri, hozzáfér a cég számlaadataihoz.

Mire figyelj a bejövő számláknál?

• Külföldi szállítók számlái nincsenek benne. Egy Google-, Meta- vagy AWS-számla, vagy egy osztrák beszállító számlája nem kerül a NAV Online Számlába, ezeket e-mailből vagy a szolgáltató felületéről kell begyűjteni.
• Csak a bejelentett adatokat látod. Ha a szállító késve vagy hibásan teljesíti az adatszolgáltatást, például rossz vevői adószámot ad meg, a számla később vagy egyáltalán nem jelenik meg nálad.
• A NAV-ban adatok vannak, nem az eredeti számlakép. A szállítótól kapott PDF-et vagy papírszámlát továbbra is meg kell őrizni.
• Módosító és sztornó számlák: külön számlaként jelennek meg, hivatkozással az eredetire. A könyvelésben együtt kell kezelni őket.
• A megjelenés nem jóváhagyás. Attól, hogy egy számla bekérült a NAV-ba, még ellenőrizni kell, hogy valós teljesítés áll-e mögötte, mielőtt kifizeted. Ehhez segít a számlabefogadási ellenőrzőlista.

Automatikusan a Demonában

A Demona a technikai felhasználó adataival óránként letölti a cég bejövő és kimenő számláit a NAV Online Számlából. Korábbi időszakot a számlalistánál lehet visszatölteni, egyszerre legfeljebb 100 napot.

A letöltött számlák utána ugyanazon a folyamaton mennek át, mint az e-mailben érkezettek: automatikus ellenőrzések, jóváhagyás, majd utalás. A külföldi szállítók PDF-számláit az AI-számlafeldolgozás olvassa be.

Kapcsolódó oldalak

• Bejövő számlák kezelése a Demonában
• NAV-számlaszinkron AI-asszisztensből
• Kontírozás példákkal
• Késedelmi kamat kalkulátor

Források: NAV Online Számla rendszer (onlineszamla.nav.gov.hu) és felhasználói kézikönyve; NAV Felhasználókezelő (uam.nav.gov.hu); MKVKOK: Új adatexport az Online Számla rendszerben; Demona súgó: NAV-számlaszinkron. Frissítve: 2026. november 8.