Számlabefogadási és jóváhagyási szabályzat minta
Az alábbi vázlatot másold ki, és írd át a saját céged szerint. A szögletes zárójeles részeket mindenképp töltsd ki.
1. Cél és hatály. A szabályzat a [cégnév] részére kiállított valamennyi bejövő számlára, előlegszámlára, módosító és sztornó számlára kiterjed.
2. Beérkezés. A számlák a [szamla@ceg.hu] címre érkeznek. A papíron érkezett számlát a beérkezés napján be kell szkennelni és iktatni.
3. Iktatás. Minden számlánál rögzíteni kell a beérkezés napját, a szállítót, a számlaszámot, a bruttó összeget és a felelős költséghelyet.
4. Formális ellenőrzés. A pénzügy [2] munkanapon belül ellenőrzi a kötelező adatokat, az adószámot és a bankszámlaszámot. A hibás számlát javításra visszaküldi a kiállítónak.
5. Teljesítésigazolás. A megrendelő vagy a költséghely felelőse [3] munkanapon belül igazolja a teljesítést.
6. Jóváhagyás. A kifizetést az összeghatárok szerinti személy vagy személyek hagyják jóvá (lásd a táblázatot). Aki a beszerzést megrendelte, a fizetést egyedül nem hagyhatja jóvá.
7. Bankszámlaszám-változás. A szállító új bankszámlaszámát csak a szállító ismert kapcsolattartójával, telefonon történt visszaigazolás után lehet rögzíteni.
8. Kifizetés. Csak jóváhagyott számlát lehet kifizetni. Az utalásokat a pénzügy [hetente kétszer] készíti elő, az utalást más személy engedélyezi, mint aki előkészítette.
9. Megőrzés. A számlákat és a jóváhagyások nyomát legalább 8 évig meg kell őrizni, az elektronikus számlákat elektronikus formában.
10. Hatályba lépés. A szabályzat [dátum]-tól hatályos. Felelőse: [név, beosztás].