Important pentru România: un memento de plată trimis prin e-mail este o comunicare comercială, nu o procedură judiciară. Trimiterea PDF-ului către client nu înlocuiește obligațiile de raportare a facturilor în RO e-Factura (ANAF), acolo unde acestea se aplică.
Notificări de factură și mementouri de plată
Factura ajunge la client. Mementoul poate ajunge la timp.
Configurați trimiterea facturii PDF, un memento înainte de scadență și o notificare după termen, folosind mesajele proprii și regulile alese de echipa dumneavoastră.
Trei mesaje de-a lungul parcursului facturii
Puteți activa separat fiecare tip de mesaj. Fiecare se trimite cel mult o dată pentru aceeași factură.
Notificare de factură
După emiterea facturii prin Demona, sistemul poate trimite e-mailul cu documentul PDF atașat.
Memento înainte de scadență
Pentru facturile încă neachitate, mementoul poate fi trimis înainte de termen, implicit cu 3 zile, configurabil între 1 și 30 de zile.
Notificare după scadență
Dacă factura rămâne neachitată, puteți programa un mesaj după termen, implicit cu 3 zile, configurabil între 1 și 90 de zile.
Urmărirea creanței
Dacă factura rămâne restantă, puteți deschide un dosar de urmărire a creanței, unde discuțiile, promisiunile și corespondența rămân în ordine cronologică.
Mesajele ajung doar când mai sunt necesare
Înainte de trimitere, Demona verifică dacă factura mai necesită notificarea planificată.
Nu trimiteți inutil
Pentru facturile achitate, compensate, în numerar sau cu cardul, mementourile nu sunt trimise. Sistemul verifică situația și înainte de expediere.
O singură dată pentru fiecare factură
Fiecare tip de mesaj automat poate fi trimis cel mult o dată pentru aceeași factură, pentru a evita solicitările repetate.
Poate fi oprit pentru un client
Dacă ați convenit altfel cu un client, puteți opri mementourile și notificările de restanță, fără a opri neapărat trimiterea facturii.
Ține cont de dosarul creanței
Mementourile se opresc pentru facturile din dosare suspendate sau trimise spre analiză juridică.
Doar pentru facturile noi eligibile
Automatizarea se aplică facturilor emise prin Demona după activarea funcției, nu declanșează trimiterea unui val de mesaje pentru facturile vechi.
Cu PDF-ul facturii
Documentul PDF este atașat e-mailului. Dacă acesta lipsește, mesajul nu se trimite, iar situația este vizibilă în sistem.
Cu propriile mesaje și reguli
Șabloane editabile
Personalizați subiectul și textul fiecărui mesaj, folosind câmpuri variabile precum numărul facturii, scadența, zilele de întârziere și suma restantă.
Adresă pentru răspunsuri
Stabiliți adresa la care sosesc răspunsurile și, dacă doriți, primiți copii ale mesajelor expediate.
Trimitere manuală
Puteți trimite și manual un mesaj din factură, cu un text modificabil și destinatari suplimentari.
Trimitere urmărită
Vedeți ce mesaj a fost trimis și ce s-a întâmplat cu el.
În fila de e-mailuri a facturii sunt înregistrate data, modul de trimitere și stadiul livrării, inclusiv mesajele returnate. Dacă un e-mail automat este respins sau revine, proprietarul echipei primește o notificare.
Întrebări frecvente despre notificările de factură
Doriți să vedeți cum se configurează notificările și cum sunt urmărite mesajele trimise? Solicitați o demonstrație a fluxului de facturare și a mementourilor în Demona.
Urmărirea creanțelor
Mai puține mesaje urmărite manual, înainte și după scadență.
Vedeți ce se întâmplă când un memento nu este suficient sau solicitați o demonstrație a întregului flux.