Aprobarea facturilor
În Demona, regulile stabilesc ce facturi necesită aprobare, cine intervine în fiecare etapă și ce condiții trebuie îndeplinite înainte de a continua.
Nu toate facturile trebuie să urmeze același traseu. Demona selectează regulile de aprobare aplicabile pe baza datelor facturii.
Stabiliți praguri valorice și moneda pentru fiecare regulă. Facturile cu valori mai mari pot urma un proces de aprobare mai riguros.
Puteți defini reguli diferite pentru facturile de achiziție, cele emise și alte tipuri de documente.
Regulile pot ține cont de sursa facturii și de metoda de plată, de exemplu transfer bancar sau înregistrare manuală.
Dacă se potrivesc mai multe reguli, se poate folosi ordinea de prioritate sau solicitantul poate selecta politica aplicabilă.
Puteți stabili un prag sub care nu este necesară aprobarea manuală. În aceeași politică, această opțiune nu se combină cu principiul celor patru ochi.
Puteți împiedica persoana care inițiază cererea să o aprobe singură.
O politică poate include mai multe etape succesive. Responsabilul poate fi un utilizator anume, un rol din sistem sau un rol de echipă, cum ar fi Contabilitate sau Director financiar (CFO).
Pentru fiecare etapă puteți defini câmpuri obligatorii ale facturii și solicitarea unei justificări pentru decizie. Astfel, Contabilitatea poate permite continuarea doar după completarea datelor de alocare contabilă sau de centru de cost.
Nu este un simplu răspuns da sau nu: regulile stabilesc ce verificări trebuie făcute înainte de decizie.
Utilizatorul pornește aprobarea. Sistemul identifică politicile active care se potrivesc datelor facturii.
În modul bazat pe priorități, se aplică politica cu cea mai mare prioritate. În modul cu selecție, solicitantul poate alege dintre politicile compatibile.
Aprobatorul poate continua numai dacă are dreptul să decidă și dacă toate datele obligatorii pentru etapa respectivă sunt completate.
După o decizie pozitivă, procesul trece la etapa următoare sau se încheie. La returnare, cererea revine la o etapă anterioară ori la solicitant; respingerea încheie cererea de aprobare.
Modul Focus pentru aprobări afișează câte o singură factură care așteaptă o decizie. Documentul și datele esențiale apar unul lângă altul, astfel încât persoana responsabilă nu trebuie să reconstituie contextul din liste separate.
Decizia poate fi aprobare, respingere sau returnare. Sistemul păstrează stadiul, persoana care a decis și momentul deciziei.
Regulile nu stabilesc doar cine decide, ci și cum continuă procesul dacă apare o întârziere.
Puteți stabili la câte ore primește un memento persoana responsabilă și de câte ori se repetă.
Fiecărei aprobări i se poate atribui un termen-limită și persoana către care este escaladată cererea dacă termenul expiră.
Un utilizator poate desemna un înlocuitor pentru o perioadă determinată. Cât timp delegarea este activă, acesta poate decide și asupra cererilor primite.
Același mecanism de aprobare poate fi folosit pentru comenzile de achiziție, cu reguli bazate pe valoare sau pe furnizorii noi, mai multe etape, principiul celor patru ochi și delegare.
Doriți să definiți o procedură internă de aprobare? Începeți cu etapele de verificare, rolurile responsabile, limitele valorice și câmpurile care trebuie completate înainte ca o factură să fie aprobată.
Ghid pas cu pas în centrul de ajutor Demona: Cum configurați regulile de aprobare a facturilor.
Factura este aprobată. Dar plata?
Descoperiți al doilea punct de control financiar din Demona: aprobarea transferului înainte de plată.
Spuneți-ne cum ajunge astăzi o factură la persoana care o aprobă. Vă arătăm cum funcționează procesul în Demona, adaptat regulilor dumneavoastră.
