Primirea facturilor: elemente obligatorii și model de procedură de aprobare

Ce înseamnă primirea și verificarea unei facturi?

Fluxul intern transformă un document primit într-o factură verificată, acceptată și pregătită pentru evidența contabilă și plată. Un proces obișnuit cuprinde:

1. Primirea și înregistrarea: factura ajunge prin RO e-Factura (ANAF), e-mail sau alt canal aplicabil.
2. Verificarea formală: controlați datele cerute de art. 319 din Codul fiscal, CUI/TVA, sumele și documentul electronic.
3. Verificarea comercială: confruntați serviciul sau bunurile cu comanda ori contractul.
4. Aprobarea: persoanele autorizate confirmă documentul; autorizarea plății poate fi o etapă separată.
5. Plata și înregistrarea contabilă: sunt realizate prin procesele financiare corespunzătoare.

În relațiile B2B vizate de obligația RO e-Factura, factura electronică este transmisă prin sistemul național în format XML structurat. Obligația și excepțiile se verifică potrivit OUG 120/2021, art. 10.

Dincolo de câmpurile obligatorii: verificări utile

• CUI și statut TVA: verificați informațiile furnizorului prin ANAF și, când este relevant, prin VIES.
• Factura din RO e-Factura: confruntați documentul cu XML-ul disponibil în SPV și cu informațiile de identificare ale partenerului.
• IBAN: comparați contul beneficiarului cu datele cunoscute; o schimbare se confirmă printr-un canal separat.
• Duplicat: verificați dacă factura a fost deja înregistrată, inclusiv prin alt canal.
• Comandă și contract: confruntați prețul, cantitatea și termenii contractuali.
• Recepția sau prestarea: responsabilul confirmă bunurile ori serviciile primite.

Dacă documentul conține informații greșite, solicitați emitentului corectarea potrivit art. 330 din Codul fiscal, în loc să modificați unilateral factura emisă.

Model de procedură internă pentru primirea și aprobarea facturilor

Puteți adapta acest model la activitatea companiei. Completați toate câmpurile din paranteze drepte, împreună cu persoana responsabilă de contabilitate.

1. Scop și domeniu. Procedura se aplică facturilor primite de [denumirea companiei], facturilor de avans și documentelor de corecție.

2. Primire. Facturile disponibile în RO e-Factura se preiau prin SPV sau prin conexiunea autorizată. Alte documente se trimit la [facturi@firma.ro] ori la canalul intern aprobat.

3. Înregistrare. Se notează data primirii, furnizorul, CUI-ul, numărul documentului, suma brută în RON sau în moneda facturii și centrul de cost.

4. Verificare formală. Echipa financiară verifică în [2] zile lucrătoare elementele prevăzute de art. 319 din Codul fiscal, datele CUI/TVA, eventualele duplicate și IBAN-ul. Neconcordanțele sunt trimise emitentului pentru corectare.

5. Confirmarea recepției. Responsabilul achiziției sau al centrului de cost verifică bunurile/serviciile în [3] zile lucrătoare.

6. Aprobare. Persoanele desemnate aprobă factura conform pragurilor valorice de mai jos. Solicitantul achiziției nu autorizează singur plata, atunci când politica internă aplică principiul celor patru ochi.

7. Schimbarea IBAN-ului. Un cont nou se confirmă printr-o comunicare independentă cu un contact cunoscut al furnizorului, înainte de folosirea lui.

8. Plata. Echipa financiară pregătește plățile [de două ori pe săptămână]. Autorizarea transferului este realizată de persoana cu dreptul corespunzător.

9. Arhivare. Facturile și documentele justificative se păstrează în forma și pentru perioada impuse de legislația română. Potrivit Legii contabilității nr. 82/1991, art. 25, termenul general este de 5 ani, calculat de la 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar. Pentru RO e-Factura se păstrează documentul electronic original relevant.

10. Intrare în vigoare. Procedura se aplică de la [data]. Responsabil: [nume, funcție].

Pagini utile

• Aprobarea facturilor în Demona: praguri, pași și delegare
• Verificări automate și jurnal de audit: CUI, datele firmei, IBAN, duplicate
• Descărcarea facturilor primite din RO e-Factura (ANAF)
• Exemple de contabilizare conform Planului de conturi românesc

Surse: Legea 227/2015, art. 319 și 330; OUG 120/2021, art. 10; Legea contabilității 82/1991, art. 25. Modelul este orientativ și se adaptează împreună cu responsabilul financiar. Actualizat: 12 noiembrie 2026.