Verificările sunt, de regulă, avertizări și nu blochează automat aprobarea facturii. Totuși, dacă IBAN-ul din factură diferă de cel al partenerului, factura nu poate fi inclusă într-un fișier de plată până la clarificarea contului.
Verificarea facturilor și jurnalul de audit
Descoperiți diferențele înainte ca factura să ajungă la plată.
Demona aplică reguli automate pentru identificarea problemelor din facturi, de la datele companiei și ale partenerului până la IBAN. Istoricul arată cine a modificat documentul și când.
18 reguli de verificare a facturilor
Reguli definite în sistem, nu simple sugestii AI. Fiecare se aplică atunci când există datele și condițiile relevante; rezultatele pot fi critice, avertizări sau informații.
Datele propriei companii
Verificați dacă firma apare corect pe document, dacă numele, adresa și identificatorul fiscal corespund și dacă rolurile cumpărătorului și vânzătorului nu au fost inversate.
Datele partenerului
Pot fi semnalate diferențe între CUI, denumirea și adresa de pe factură și datele partenerului. Pentru firmele din România, verificarea după CUI poate consulta informații fiscale ANAF și statutul TVA.
Partener radiat
Dacă sursa oficială disponibilă indică data radierii partenerului, sistemul poate semnala o factură emisă după acea dată. Verificarea depinde de datele furnizate de registrul relevant.
Denumire anterioară
Dacă istoricul oficial disponibil confirmă o denumire anterioară folosită la data facturii, aceasta poate apărea ca informație, nu automat ca eroare.
IBAN-ul pentru plată
Când contul bancar de pe factură diferă de cel asociat partenerului, Demona semnalează situația. Până la clarificare, documentul nu poate intra în fișierul de plată.
Documente RO e-Factura (ANAF)
Facturile deja disponibile în RO e-Factura (ANAF) pot fi importate și consultate împreună cu datele din Demona. Neconcordanțele identificate de verificările aplicabile rămân vizibile.
Informații lipsă
Pot fi semnalate lipsa documentului PDF, a unui curs de schimb necesar unei facturi în valută sau a datelor unui punct de lucru.
Rotunjiri
Sunt urmărite și diferențele de precizie ori de rotunjire care pot afecta totalul pozițiilor facturii.
Când se execută verificările și ce puteți face?
Se execută automat
La crearea facturii sau când se modifică date importante, precum partenerul, moneda, cursul de schimb ori IBAN-ul. Verificările pot fi reluate și manual.
Confirmați sau ignorați
Fiecare constatare poate fi confirmată sau ignorată. Când neconcordanța nu mai există, rezultatul se poate rezolva automat.
Filtrați după gravitate
În lista facturilor puteți vedea documentele cu neconcordanțe deschise și le puteți filtra după gravitate.
Cine a modificat ce – pentru fiecare factură
În fila Istoric puteți vedea cronologic modificările și, atunci când se aplică, valorile dinainte și de după.
Factura și pozițiile ei
Vedeți cine și când a modificat datele facturii sau pozițiile, inclusiv valorile vechi și cele noi.
Plăți și evidență contabilă
Sunt urmărite plățile înregistrate, anularea asocierilor și modificările operațiunilor contabile, cu marcaje financiare.
Documente asociate
Puteți urmări legăturile dintre o factură și documentele de anulare, corecție, avans sau alte documente conexe.
Filtre și trasabilitate
Filtrați istoricul după factură, poziții, plăți, înregistrări contabile sau documente conexe; sunt vizibile și etapele proceselor automate.
Jurnal de audit
Vizibilitate și la nivelul companiei.
Persoanele cu drepturi de administrare a setărilor pot consulta și jurnalul complet al modificărilor din companie, cu filtre după utilizator și tipul de date.
Întrebări frecvente despre verificări și audit
Controlul datelor din factură
Este mai bine să descoperiți diferențele înainte de plată.
Vedeți cum verificările automate se conectează cu aprobarea facturilor și autorizarea plăților în Demona.